コンビニの領収書やレシートを経費処理する手順・宛名の必要性の知識

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◆領収書・レシートと経費の解説(目次)

◆領収書と経費の仕組みを理解する

 これから個人事業主として独立を目指している方や、法人の設立を検討されている方は領収書と経費の仕組みについて必ず学習しておく必要があります。

 決算書も読めるし、しっかりと領収書をもらい「必要経費」を計上している。

 このように既に会社や事業の経営者となられている方であっても今一度、「領収書」「経費」の仕組みについて誤解がないか確認しておく事は大切です。

 法人であっても個人事業であっても、営利活動を行う際には必ず必要経費が発生します。

 そしてこれらの必要経費を経費として計上する為には、事業活動を行う上で必要な費用であるという証明ができなければいけません。

 この必要経費として証明するための「ひとつの証書」が領収書という事です。

 ですから領収書は金銭取引を示すひとつの証拠にすぎません。

◆レシートも経費で落ちる?

 商品を購入した時の会計や、レストランで会計をする際に領収証を貰い忘れることはよくある事です。

 この際、もし領収証はなくともレシートを貰っていれば、このレシートを基に経費処理する事が可能です。

 経費の判定は事業活動に必要となる費用であるかどうかが原則です。

 ですから、仮に領収証を貰い忘れたとしても、レシートが残っていれば立派な「証書」として利用できます。

 会計の際に、『領収書を下さい』と毎回言う事が苦手な方でも、事業活動を行う上で必要となる経費に関してはレシートで十分、経費処理が可能である点を覚えておきましょう。

◆レシートは明細が記載されている為便利

 レシートを基に経費処理する場合は、レシートに記載されている明細を基に仕訳を行う事になります。

 レシートを嫌う経営者の大半は、購入した商品などの明細が細かく記載されている点にあります。

 明細の記載されていない領収書であれば、複数の商品を購入していたとしても主たる製品を基に仕訳をまとめてしまう事もあるでしょう。

 しかし、レシートの場合は複数の商品を購入した場合、仕訳も複数になり経費化が難しいと考えてしまいます。

 尚、1枚のレシートに複数の商品明細が記載されている場合は、その明細ごとに仕訳を行えばOKです。

 近年の大型ホームセンターでは日用品から文具、衣類、食料品、そしてペット用品なども揃っていますから明細が確認できるレシートは逆に領収証よりも便利であると考える事もできます。

 1枚のレシートから経費処理を行う場合は、例えば事務所の棚を購入した場合は「備品」、ごみ袋や文具は「消耗品」、お茶やコーヒーは「事務所の茶菓子」として分類して経費化する事が可能になります。

レシートより領収証?【図】

 「領収書」「レシート」も経費の判定を行う上で、どちらが有利という決まりはない点を覚えておく必要があります。

◆コンビニの領収書が経費化できないという誤解

 コンビニの領収書では経費として落とすことができない。

 このような思いを持たれている方もいるかもしれませんが、これは全くの誤解です。

 近年のコンビニの品ぞろえはかなり幅が広くなり、日用品から文具、電化製品から本やDVDまで実に多彩な商品が購入できます。

 例えば、先日私は仕事でデータを郵送する為にコンビニで「SDカード」を購入しましたが、これはもちろん経費です。

 SDカードをヤマダ電機で購入したならば経費になるが、コンビニで購入した場合は経費にならない。

 このような事は間違いなくありません。

 経費となるポイントは繰り返しになりますが事業に関連性があるかどうかの1点です。

 また、コンビニの場合でも領収書ではなくレシートでもちろん経費計上できます。

◆コンビニのお弁当やドリンクは経費で落とす事ができる?

 コンビニで購入するお弁当代やドリンク代を会社の経費とすることができるかについて考えたことがある方は多いのではないでしょうか?

 例えば、会社のお昼時間に昼食をコンビニで購入したと考えてみましょう。

 このお弁当代にあたる費用は普通に考えると会社から毎月支給されている個人のお給料から支出するべき「個人的支出」と判定される費用であり経費として計上するのは難しい事が容易に解ります。

 これは、会社の勤務中という理由があったとしても「社会通念上の概念」では仕事に関連する経費として判定する事が難しい為です。

 しかし、場合によってはコンビニで購入したお昼の「お弁当代」であっても経費として計上する事が可能です。

◆会社がお弁当代を福利厚生費で補助するケース

 コンビニで購入したお弁当代を経費とするひとつ目の方法は、会社が「福利厚生費」としてお弁当代の一部を補助する方法を取り入れる事です。

 但し、福利厚生費として活用する場合には以下の2点の要件を満たすことが必要になります。

①お弁当代の半額以上を社員または役員が負担
②1カ月の会社の負担額が3685円以内

 食事に係る経済的利益に関しては「非課税限度額」を超えるかどうかの判定について100/105を乗じた金額(10円未満の端数切り捨て)にて行うこととされております。

 その為、会社の1か月当たりの負担額が3,685円(計算は3685円×100/105=3509.52円となり10円未満の端数切り捨てで3500円)以下であり、 かつ、従業員及び役員が会社負担額と同額以上の負担をしている場合には課税の対象とされません。

 ②の3,685円以内は一人当たりの1カ月の支給額となっておりますので、夫婦2人で運営している小さな会社であっても月額7,370円のお弁当代の補助を会社から受けることが可能となります。

 これは年間に換算すると「88,440円の福利厚生費」となりますから馬鹿にできない金額であると言えるでしょう。

◆夜食代として支給するケース

 就業時間を過ぎた残業時間にコンビニでお弁当を購入したのであれば、これらの費用は「夜食代」として経費化することが可能となるケースもあります。

 この可能となるケースがあると言った理由は、会社が夜食代の支給を認めているかどうかにかかっている為です。

 会社の就業規則内に、夜食の支給に関する規定がある場合は「夜食代」は仕事上必要となる必要経費の一種となる為、コンビニのお弁当代であっても経費となります。

 残業時間は「時間外労働」に該当する労働です。

 就業時間外の時間外労働に関する食事代は昼食とは異なり弁償的な役割もあるためコンビニのお弁当代であっても経費化が可能となります。

◆領収書の宛名は必要?不要?

 領収書を貰う際に、『宛名の記載はどうされますか?』と求められずにそのまま宛名は空欄で渡されるケースは実際に多くあります。

 では、これらの宛名の記載のない領収書は経費として認められないのでしょうか?

 この答えは、「経費として認められる」となります。

 領収書の宛名欄に記載する名前は原則として会社名です。

 しかし、経費としての判定は、領収書の宛名ではなく事業との関連性です。

 その為、仮に領収書の宛名が「無記名」であったり、「上様」となっていたとしても領収書の役割に変わりはありません。

領収書の宛名は空欄でも良い?【図】

◆領収書がない場合・紛失した場合の経費処理

 一昔前の話になりますが、領収書の宛名の記載が「上様」となっている場合は経費として認められない。

 そんな噂が広く知れ渡った時代がありました。

 しかし、これは領収書に「上様」と記載しておけば何でも経費化できるといった風潮に釘を刺した見解であり全くの誤解です。

 尚、領収書をもらえなかったケースや、無くしてしまった場合でもメモ書きなどが残っている場合は経費として落とす事が可能です。

 最も多いケースとしてはJRの交通費などが代表的です。

 JRや地下鉄などの電車の切符は窓口に行けば領収書を発行してもらう事が可能ですが、乗り換えの度に領収書を発行してもらうのは大変手間がかかります。

 ですから、この場合は手書きで交通費の明細を記録したものを「領収書の代用」として使用する事が可能となります。

 但し、この場合は使用した「交通機関名」「区間」を細かく記載し、交通機関ごとの代金の明細を記録しておくことが大切です。

 また、JRなどの交通機関に限らず、仕事に必要な商品を購入し一度貰った領収書をもし紛失してしまった場合は、「購入した店舗名」及び「購入日時」「商品の金額」「購入した商品名」などできる限りの情報を記録しておきましょう。

 記録する用紙は簡易的に作成した伝票などでも構いません。

 このように、既に領収証を紛失してしまっている場合でも、購入した商品や提供を受けたサービスなどがしっかりと証明できる場合は自分で作成した伝票であっても領収証の代わりとして代用する事が可能です。

 また、近年ではインターネットで商品を購入する事も珍しい事ではなく、ネットショッピングでは領収証が手に入らないケースも多々あります。

 このようにインターネットで購入した商品の場合は、「配送時の伝票」「メールのやり取りの記録」などをプリントアウトし添付書類として添付しておくとより効果的です。

 伝票に添付書類、更に会計ソフトに正しい記録がなされていれば、仮に領収書がない場合でも複式簿記の要件を満たしていると認定されますので覚えておきましょう。